Digitale Meetings: Knigge & Ablauf

Virtuelle Meetings sind für viele noch immer Neuland

Noch nie wurden so viele digitale Meetings durchgeführt wie im Jahr 2020. Es ist deshalb wichtig, dass man weiss, welche Gepflogenheiten gelten und wie ein solches Meeting strukturiert werden soll, damit alle Teilnehmer motiviert dabei sind.

Knigge für digitale Meetings & Videokonferenzen

Damit der Knigge funktioniert und von allen Teilnehmern befolgt wird, sollte er standardmässig in die Meetingagenda eingebaut und am besten schon im Vorfeld verfügbar gemacht werden. So wissen auch externe Personen, wie sie sich verhalten sollen.

Hier kommen die wichtigsten Regeln:

• Von einem ruhiger Raum ohne Hintergrundgeräusche aus teilnehmen
• Ein Headset mit Mikrofon verwenden
• Ablenkungen minimieren – sowohl auf dem Gerät selbst (z. B. Benachrichtigungen über neue E-Mails) als auch im Umfeld (z. B. durch andere Personen im Raum oder laut klingende Handys)
• Wenn möglich die Kamera einschalten (Gestik & Mimik helfen dabei zu verstehen, was andere Person sagen möchten)
• Sich auf stumm schalten, wenn man selbst nicht spricht
• Tippgeräusche minimieren

Aufbau eines digitalen Meetings / Videokonferenz

Agenda

Ein digitales Meeting sollte einen klaren Zweck verfolgen. Da sich nicht alle Teilnehmer am selben Ort befinden, ist es nicht mit einem Meeting im realen Leben zu vergleichen. Denn oft sind die Teilnehmer durch eingehende Mails & Nachrichten abgelenkt oder erledigen nebenbei noch andere Aufgaben. Deshalb ist es wichtig, das Meeting so kurz wie möglich zu halten und eine klare Agenda aufzusetzen. Rechne eine Pausen ein, wenn das Meeting länger als 60 Minuten dauert, in welchem die Teilnehmer Mikrofon & Kamera ausschalten dürfen oder das Meeting sogar kurz ganz unterbrochen wird. Es muss im Vorherein klar sein, wer teilnimmt, wer moderiert und wer das Protokoll übernimmt. Falls Personen zum erste Mal am Meeting teilnehmen, sollte sich jemand technisch und mit den Abläufen versiertes zur Verfügung stellen für allfällige Fragen oder bei technischen Problemen.

Einladung

Bitte alle Teilnehmenden, den Knigge vorab zu lesen und Mikrofon & Kamera zu testen. Teile die Agenda mit und definiere ein klares Ziel des Meetings. Stelle ausserdem sicher, dass klar ist, wer die Moderation übernimmt, das Protokoll schreibt und wie die Ergebnisse des Meetings verfügbar gemacht werden.

Check-In

Plane vor dem aktuellen Start 10-15 Minuten ein, in denen der Meetingraum bereits geöffnet hat. In dieser Zeit kann der soziale Austausch stattfinden und technische Probleme können behoben werden, ohne dass das eigentliche Meeting davon tangiert wird. Kommuniziere die Check-In-Phase den Teilnehmenden im Voraus. Begrüsse alle neuen Teilnehmer und hilf mit zu testen, ob Video & Ton funktionieren. Vor dem Start kann man gut nochmals auf den Knigge aufmerksam machen.

Eigentliches Meeting

Erstelle vor dem Meeting eine klare Agenda und baue Pausen ein, wenn das Meeting länger als eine Stunde dauert. Dann darf bewusst offline gegangen werden. Trenne Input- & Diskussionsteile deutlich und stelle klar, wer die Moderation übernimmt und wer wann und wie lange sprechen kann (wenn es eine grössere Diskussionsrunde gibt, limitierte die Sprechzeit pro Input auf 30 Sekunden).

Verabschiedung

Die Verabschiedung liegt in der Verantwortlichkeit des Moderators. Bitte den Moderator um eine kurze Zusammenfassung und die nächsten Schritte aufzuzeigen. Danach soll die Verabschiedung durch den Moderator eingeleitet, das Meeting offiziell beendet und der Meetingraum geschlossen werden. Allfällige Chat-Protokolle sollten gesichert und mit den Notizen den Teilnehmern zugänglich gemacht werden.